Quản lý dịch vụ trong Odoo

Công ty TNHH Tự động hóa và Cơ khí chính xác Việt Long (Vilapec), đối tác hàng đầu của Odoo tại Việt Nam, tự hào giới thiệu giải pháp “Ứng dụng Quản lý Dịch vụ bằng phần mềm Odoo” – một bộ công cụ tích hợp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình dịch vụ, nâng cao hiệu suất và trải nghiệm khách hàng.

---

Ứng dụng Quản lý Dự án – Tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất

Ứng dụng Quản lý Dự án của Odoo là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tổ chức, theo dõi và tối ưu hóa các dự án một cách hiệu quả. Với giao diện trực quan và các tính năng mạnh mẽ, ứng dụng hỗ trợ từ việc lập kế hoạch đến giám sát tiến độ, đảm bảo mọi dự án đều được thực hiện đúng hạn và trong ngân sách.

Tính năng nổi bật:

• Chế độ xem linh hoạt: Odoo cung cấp các chế độ xem như Kanban, Gantt và Danh sách, giúp người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ, phân công nhiệm vụ và quản lý tài nguyên.

• Quản lý nhiệm vụ: Tạo và quản lý các nhiệm vụ chính, nhiệm vụ phụ, nhiệm vụ định kỳ và thiết lập mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ để đảm bảo tiến độ dự án.

• Hợp tác thời gian thực: Cho phép nhiều người dùng cùng chỉnh sửa nội dung nhiệm vụ, trò chuyện trực tiếp và chia sẻ tài liệu, tăng cường sự phối hợp trong nhóm.

• Cổng thông tin khách hàng: Khách hàng có thể truy cập vào cổng thông tin để theo dõi tiến độ dự án, trao đổi và cung cấp phản hồi, nâng cao sự minh bạch và tin cậy.

• Tích hợp bảng chấm công và hóa đơn: Tự động ghi nhận thời gian làm việc và tạo hóa đơn dựa trên thời gian thực tế hoặc các mốc quan trọng trong dự án.

• Báo cáo và phân tích: Cung cấp các báo cáo chi tiết về tiến độ, chi phí, lợi nhuận và hiệu suất dự án, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định kịp thời và chính xác.

Lợi ích cho doanh nghiệp:

• Tăng cường hiệu suất làm việc: Nhờ vào khả năng tổ chức và theo dõi nhiệm vụ hiệu quả, nhóm làm việc có thể tập trung vào các công việc quan trọng và hoàn thành đúng hạn.

• Cải thiện giao tiếp: Tính năng trò chuyện và chia sẻ tài liệu giúp giảm thiểu hiểu lầm và tăng cường sự phối hợp giữa các thành viên trong nhóm.

• Minh bạch với khách hàng: Khách hàng có thể theo dõi tiến độ và cung cấp phản hồi, giúp xây dựng mối quan hệ tin cậy và lâu dài.

• Quản lý chi phí hiệu quả: Việc tích hợp bảng chấm công và hóa đơn giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và đảm bảo lợi nhuận dự án.

---

Ứng dụng Bảng Chấm Công – Theo dõi thời gian làm việc chính xác và linh hoạt

Ứng dụng Bảng Chấm Công của Odoo là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự, từ đó nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa chi phí vận hành. Với giao diện thân thiện, khả năng ghi nhận thời gian linh hoạt và tích hợp chặt chẽ với các mô-đun khác như Dự án, Kế toán và Bán hàng, công cụ này phù hợp với mọi mô hình tổ chức – từ công ty dịch vụ đến doanh nghiệp quản lý nhiều dự án phức tạp.

Tính năng nổi bật:

Ghi nhận thời gian linh hoạt:

• Chế độ hẹn giờ thông minh: Nhân viên có thể chủ động khởi động và dừng ghi thời gian bằng công cụ hẹn giờ tích hợp sẵn hoặc ghi thủ công vào từng công việc cụ thể, tùy theo thói quen làm việc.

• Tùy chọn nhập thời gian linh hoạt: Hệ thống cho phép nhập thời gian theo đơn vị ngày, giờ, phút hoặc nửa ngày, đồng thời có thể áp dụng quy tắc làm tròn để đảm bảo tính nhất quán trong báo cáo.

• Phím tắt thao tác nhanh: Người dùng có thể sử dụng các phím tắt để thao tác ghi nhận thời gian ngay lập tức mà không cần chuyển đổi qua nhiều bước.

Quản lý nhân sự thông minh:

• Tích hợp lịch nghỉ: Các lịch trình nghỉ phép của nhân viên được hiển thị rõ ràng để bộ phận quản lý dễ dàng sắp xếp phân công nhiệm vụ hợp lý.

• Phê duyệt thuận tiện: Các bảng chấm công được xác thực nhanh chóng thông qua một thao tác duy nhất, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót thủ công.

• Tự động nhắc nhở: Hệ thống có thể thiết lập các thông báo định kỳ để nhắc nhân viên cập nhật bảng chấm công đúng hạn, đảm bảo dữ liệu không bị bỏ sót.

Lập hóa đơn theo thời gian làm việc:

• Tạo hóa đơn từ dữ liệu chấm công: Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn cho khách hàng dựa trên thời gian làm việc đã ghi nhận, đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong thanh toán.

• Tùy chọn chính sách hóa đơn: Có thể lựa chọn chỉ lập hóa đơn với các bản ghi đã được xác nhận hoặc toàn bộ thời gian đã ghi, tùy theo chính sách nội bộ.

• Điều chỉnh hạng mục đơn hàng: Các mục trên đơn bán hàng liên quan đến bảng chấm công có thể được điều chỉnh linh hoạt, đáp ứng nhu cầu thực tế trong quá trình thực hiện dịch vụ.

Đa dạng chế độ hiển thị:

• Chế độ lưới: Người dùng có thể ghi thời gian làm việc thông qua đồng hồ bấm giờ hoặc phím tắt. Quản lý sẽ dễ dàng nắm được tiến độ làm việc của từng cá nhân và thực hiện duyệt dữ liệu nhanh chóng.

• Chế độ danh sách: Cho phép thực hiện các hành động hàng loạt như sửa, xác nhận hoặc xóa nhiều dòng chấm công cùng lúc – thuận tiện cho việc kiểm soát số lượng lớn dữ liệu.

• Giao diện Kanban: Mỗi mục chấm công được trình bày dưới dạng thẻ trực quan, giúp dễ dàng truy cập để xem chi tiết hoặc xác nhận chỉ bằng một cú nhấp chuột.

• Biểu đồ và bảng phân tích: Hệ thống hỗ trợ tạo các báo cáo dưới dạng biểu đồ tròn, cột hoặc bảng tổng hợp, hỗ trợ phân tích sâu dữ liệu chấm công.

Báo cáo và phân tích nâng cao:

• Tổng hợp theo nhiều tiêu chí: Dữ liệu chấm công được thống kê chi tiết theo từng công việc, dự án, nhân sự phụ trách cũng như trạng thái lập hóa đơn – cung cấp cái nhìn toàn diện cho bộ phận quản lý.

• Đối chiếu kế hoạch – thực tế: So sánh thời gian đã lên kế hoạch với thực tế ghi nhận để nhận diện sự chênh lệch và tối ưu nguồn lực phân bổ.

• Phân tích hiệu quả lao động: Đánh giá mức độ hoàn thành và khối lượng công việc thực hiện dựa trên thời gian được ghi nhận để điều chỉnh quy trình phù hợp hơn.

Khả năng tích hợp mạnh mẽ:

• Liên kết chặt chẽ với Dự án: Ghi nhận thời gian trực tiếp từ các nhiệm vụ trong dự án, giúp theo dõi hiệu suất theo từng giai đoạn làm việc.

• Đồng bộ với mô-đun Bán hàng: Tự động tạo hóa đơn dịch vụ theo dữ liệu thời gian đã ghi, đảm bảo độ chính xác và tiết kiệm thời gian xử lý thủ công.

• Kết nối với Kế toán: Hợp nhất quy trình ghi nhận thời gian – hóa đơn – thanh toán, mang lại trải nghiệm tài chính liền mạch.

Lợi ích cho doanh nghiệp:

• Tối ưu hiệu quả công việc: Nhờ khả năng theo dõi thời gian thực và phân tích chính xác, các nhóm làm việc có thể tổ chức công việc hợp lý hơn và cải thiện hiệu suất tổng thể.

• Gia tăng tính minh bạch: Khách hàng và quản lý có thể theo dõi chi tiết thời gian đã sử dụng, góp phần tạo dựng niềm tin và tính công bằng trong hợp tác.

• Kiểm soát chi phí hiệu quả: Việc tích hợp bảng chấm công với lập hóa đơn và kế toán giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt nguồn lực, chi phí và lợi nhuận từng dự án.

---

Dịch vụ Hiện Trường – Quản lý công việc tại hiện trường hiệu quả và linh hoạt

Ứng dụng Dịch vụ Hiện Trường của Odoo là công cụ tối ưu giúp doanh nghiệp tổ chức, theo dõi và kiểm soát toàn bộ quy trình làm việc tại hiện trường một cách hiệu quả. Từ việc lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ đến ghi nhận thời gian và lập hóa đơn, mọi thao tác đều được thực hiện liền mạch trên một nền tảng duy nhất. Đặc biệt, với sự hỗ trợ của ứng dụng di động mạnh mẽ, nhân viên kỹ thuật có thể dễ dàng cập nhật thông tin và hoàn thành công việc mọi lúc, mọi nơi.

Tính năng nổi bật:

Lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ linh hoạt:

• Chế độ xem đa dạng: Cho phép chuyển đổi giữa các chế độ xem như Kanban, Gantt, Lịch và Bản đồ để phù hợp với nhu cầu quản lý khác nhau.
• Quản lý lịch trình: Dễ dàng lập kế hoạch và cập nhật lịch trình của nhân viên theo ngày, tuần hoặc giờ bằng chế độ xem lịch trực quan.
• Tự động tạo nhiệm vụ: Khi một giao dịch bán hàng được thực hiện, hệ thống có thể tự động tạo nhiệm vụ dịch vụ hiện trường tương ứng, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Ứng dụng di động toàn diện:

• Quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi: Nhân viên kỹ thuật có thể truy cập và cập nhật thông tin nhiệm vụ, ghi nhận thời gian làm việc, sử dụng vật tư và thu thập chữ ký khách hàng trực tiếp từ thiết bị di động.
• Đồng bộ hóa dữ liệu: Mọi thông tin được cập nhật trên ứng dụng di động sẽ được đồng bộ hóa ngay lập tức với hệ thống trung tâm, đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và kịp thời.

Ghi nhận thời gian và vật tư sử dụng:

• Theo dõi thời gian làm việc: Sử dụng đồng hồ tích hợp để ghi nhận thời gian làm việc thực tế của từng nhiệm vụ, giúp đánh giá hiệu suất và lập hóa đơn chính xác.
• Quản lý vật tư: Ghi nhận và theo dõi các vật tư, phụ tùng được sử dụng trong quá trình thực hiện dịch vụ, từ đó cập nhật tồn kho và chi phí một cách tự động.

Lập hóa đơn nhanh chóng và chính xác:

• Biểu mẫu hóa đơn tự động: Hệ thống tự động tạo biểu mẫu hóa đơn dựa trên thời gian làm việc và vật tư sử dụng, giảm thiểu công việc nhập liệu thủ công.
• Lập hóa đơn trực tiếp từ hiện trường: Nhân viên có thể lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi hoàn thành công việc, rút ngắn chu kỳ thanh toán và cải thiện dòng tiền.

Lợi ích cho doanh nghiệp:

• Tăng hiệu quả vận hành: Tối ưu hóa quy trình làm việc tại hiện trường, giảm thiểu thời gian chờ đợi và nâng cao năng suất nhân viên.
• Cải thiện chất lượng dịch vụ: Cung cấp dịch vụ nhanh chóng, chính xác và minh bạch, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Kiểm soát chi phí hiệu quả: Theo dõi và quản lý chặt chẽ thời gian làm việc và vật tư sử dụng, giúp kiểm soát chi phí và tăng lợi nhuận.
• Tích hợp toàn diện: Kết nối liền mạch với các ứng dụng khác như Bán hàng, Tồn kho và Kế toán, tạo nên một hệ sinh thái quản lý thống nhất và hiệu quả.

---

Hỗ trợ Khách hàng – Tăng cường trải nghiệm và hiệu quả dịch vụ hậu mãi

Ứng dụng Hỗ trợ Khách hàng (Helpdesk) của Odoo là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tổ chức, theo dõi và giải quyết các yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng một cách hiệu quả. Với khả năng tích hợp đa kênh, tự động hóa quy trình và cung cấp các công cụ phân tích chuyên sâu, ứng dụng này giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

Tính năng nổi bật:

Tiếp nhận và quản lý yêu cầu hỗ trợ đa kênh:

• Email: Tự động tạo phiếu hỗ trợ khi nhận được email từ khách hàng.

• Biểu mẫu trên website: Cho phép khách hàng gửi yêu cầu hỗ trợ thông qua các biểu mẫu trực tuyến tùy chỉnh.

• Trò chuyện trực tiếp: Tích hợp live chat trên website để hỗ trợ khách hàng ngay lập tức và tạo phiếu hỗ trợ từ cuộc trò chuyện.

Tự động hóa quy trình xử lý:

• Phân công tự động: Hệ thống tự động phân công phiếu hỗ trợ cho nhân viên phù hợp dựa trên khối lượng công việc và chuyên môn.

• Quy tắc SLA: Thiết lập và theo dõi các thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) để đảm bảo thời gian phản hồi và giải quyết yêu cầu đúng hạn.

• Mẫu email và phản hồi soạn sẵn: Sử dụng các mẫu email và câu trả lời soạn sẵn để phản hồi nhanh chóng và nhất quán.

Cung cấp nền tảng tự phục vụ:

• Cơ sở kiến thức: Tích hợp các bài viết hướng dẫn, câu hỏi thường gặp (FAQ) và video đào tạo để khách hàng tự tìm kiếm giải pháp.

• Diễn đàn cộng đồng: Xây dựng cộng đồng người dùng để chia sẻ kinh nghiệm và hỗ trợ lẫn nhau.

Phân tích và đưa ra đánh giá hiệu suất một cách đầy đủ và chính xác:

• Báo cáo chi tiết: Cung cấp các báo cáo về số lượng phiếu hỗ trợ, thời gian phản hồi, thời gian giải quyết và mức độ hài lòng của khách hàng.

• Đánh giá của khách hàng: Thu thập phản hồi từ khách hàng sau khi giải quyết yêu cầu để cải thiện chất lượng dịch vụ.

Tích hợp với các ứng dụng khác:

• Dịch vụ hiện trường: Khi cần thiết, có thể lên lịch và quản lý các nhiệm vụ dịch vụ hiện trường trực tiếp từ phiếu hỗ trợ.

• Bán hàng và hợp đồng: Theo dõi và quản lý các hợp đồng hỗ trợ, gia hạn và bán thêm dịch vụ từ cùng một nền tảng.

Lợi ích cho doanh nghiệp:

• Nâng cao chất lượng dịch vụ: Đảm bảo phản hồi nhanh chóng và giải quyết hiệu quả các yêu cầu của khách hàng.

• Tăng cường sự hài lòng của khách hàng: Cung cấp trải nghiệm hỗ trợ chuyên nghiệp và nhất quán.

• Tối ưu hóa quy trình làm việc: Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

• Cải thiện hiệu suất đội ngũ hỗ trợ: Cung cấp các công cụ phân tích để đánh giá và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

---

Lập và Quản lý Kế hoạch – Tối ưu hóa lịch trình và nguồn lực doanh nghiệp

Ứng dụng Lập và Quản lý Kế hoạch của Odoo là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tổ chức, theo dõi và tối ưu hóa lịch trình làm việc của nhân viên và tài nguyên. Với giao diện trực quan, khả năng kéo-thả linh hoạt và tích hợp sâu với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Odoo, ứng dụng này hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và giảm thiểu xung đột trong lịch trình.

Tính năng nổi bật:

Lập kế hoạch trực quan và linh hoạt:

• Giao diện kéo-thả: Dễ dàng tạo và điều chỉnh ca làm việc bằng thao tác kéo-thả trên giao diện người dùng thân thiện.

• Biểu đồ Gantt: Cung cấp cái nhìn tổng quan về lịch trình, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và tối ưu hóa kế hoạch làm việc.

• Lập kế hoạch tự động: Tự động phân bổ ca làm việc dựa trên vai trò và nguồn lực có sẵn, tiết kiệm thời gian và công sức.

Quản lý ca làm việc hiệu quả:

• Ca làm việc chưa phân công: Cho phép tạo các ca làm việc chưa được phân công và dễ dàng gán cho nhân viên phù hợp khi cần thiết.

• Tránh xung đột lịch trình: Hệ thống cảnh báo khi có xung đột trong lịch trình, giúp đảm bảo phân bổ công việc hợp lý.

• Lịch trình theo vai trò, nhân viên hoặc dự án: Tổ chức và quản lý ca làm việc dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Phân tích và báo cáo chi tiết:

• Bảng pivot nâng cao: Tạo các bảng phân tích dữ liệu linh hoạt và xuất dữ liệu dưới dạng tệp .xls để sử dụng trong các phần mềm khác.

• Báo cáo hiệu suất: Theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định quản lý chính xác.

Tích hợp sâu với các ứng dụng khác:

• Bán hàng: Lập kế hoạch từ các đơn bán hàng, đảm bảo nguồn lực được phân bổ phù hợp với nhu cầu khách hàng.

• Dự án: Ước tính và theo dõi tiến độ dự án một cách chính xác, hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả.

• Ngày nghỉ: Lập kế hoạch dựa trên lịch nghỉ phép của nhân viên, đảm bảo không có xung đột trong lịch trình.

• Bảng lương: Tích hợp với hệ thống bảng lương, hỗ trợ tính toán và quản lý chi phí nhân sự chính xác.

• Bảng chấm công: So sánh kế hoạch làm việc với thời gian thực tế, giúp đánh giá và điều chỉnh lịch trình kịp thời.

Lợi ích cho doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa nguồn lực: Phân bổ công việc hợp lý, giảm thiểu lãng phí nguồn lực và nâng cao hiệu suất làm việc.

• Nâng cao hiệu quả quản lý: Giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi và điều chỉnh lịch trình, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.

• Tăng cường sự hài lòng của nhân viên: Cung cấp lịch trình rõ ràng và linh hoạt, giúp nhân viên chủ động trong công việc và cân bằng cuộc sống.

• Hỗ trợ ra quyết định: Cung cấp các báo cáo và phân tích chi tiết, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược chính xác.

---

Quản lý Lịch hẹn – Tự động hóa đặt lịch và nâng cao trải nghiệm khách hàng

Ứng dụng Quản lý Lịch hẹn của Odoo là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình đặt lịch, giảm thiểu công việc thủ công và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Với khả năng tích hợp sâu với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Odoo, ứng dụng này hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa lịch trình và nguồn lực một cách hiệu quả.

Tính năng nổi bật:

Đặt lịch trực tuyến dễ dàng:

• Tùy chỉnh thời lượng và khoảng cách giữa các cuộc hẹn: Doanh nghiệp có thể thiết lập thời lượng cụ thể cho từng loại cuộc hẹn và khoảng thời gian nghỉ giữa các cuộc hẹn để đảm bảo hiệu quả làm việc.

• Quản lý cuộc hẹn không định kỳ: Cho phép xác định ngày bắt đầu và kết thúc cho các loại cuộc hẹn cụ thể, phù hợp với các sự kiện hoặc chiến dịch ngắn hạn.

Tích hợp đa kênh và đồng bộ hóa lịch:

• Đồng bộ hóa với Google và Outlook: Tự động đồng bộ hóa lịch hẹn với Google Calendar hoặc Outlook, giúp nhân viên và khách hàng dễ dàng theo dõi lịch trình.

• Hỗ trợ múi giờ và đa ngôn ngữ: Hệ thống tự động điều chỉnh múi giờ và ngôn ngữ phù hợp với khách hàng, nâng cao trải nghiệm người dùng.

• Thêm câu hỏi khi đặt lịch: Doanh nghiệp có thể thêm các câu hỏi tùy chỉnh vào biểu mẫu đặt lịch để thu thập thông tin cần thiết từ khách hàng.

• Gửi lời mời và nhắc nhở chuyên nghiệp: Sử dụng các mẫu email được tùy chỉnh để gửi lời mời và nhắc nhở đến khách hàng, đảm bảo họ không bỏ lỡ cuộc hẹn.

Tích hợp với các ứng dụng Odoo khác:

• CRM: Tự động tạo cơ hội bán hàng từ các cuộc hẹn được đặt, giúp đội ngũ kinh doanh theo dõi và chăm sóc khách hàng hiệu quả.

• Website: Hiển thị các loại cuộc hẹn trên website của doanh nghiệp, cho phép khách hàng đặt lịch trực tiếp.

• Lịch: Tích hợp với ứng dụng Lịch của Odoo, giúp quản lý lịch trình một cách tổng thể.

Lợi ích cho doanh nghiệp:

• Tăng cường hiệu quả làm việc: Tự động hóa quy trình đặt lịch giúp giảm thiểu công việc thủ công và tối ưu hóa lịch trình làm việc của nhân viên.

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Khách hàng có thể dễ dàng đặt lịch trực tuyến, nhận được nhắc nhở kịp thời và cảm thấy được chăm sóc chu đáo.

• Tối ưu hóa quy trình bán hàng: Việc tích hợp với CRM giúp doanh nghiệp theo dõi và chuyển đổi khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả.

• Phân tích và cải tiến liên tục: Sử dụng các báo cáo và phân tích để đánh giá hiệu suất đặt lịch và điều chỉnh chiến lược phù hợp.

---

Lý do nên lựa chọn Vilapec cung cấp giải pháp số hóa doanh nghiệp

Với hơn nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ và cung cấp giải pháp số hóa sản xuất, Vilapec cam kết mang đến cho doanh nghiệp bạn giải pháp Odoo tối ưu nhất, được tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu cụ thể. Chúng tôi đồng hành cùng bạn từ khâu tư vấn, triển khai đến hỗ trợ sau bán hàng, đảm bảo hiệu quả và sự hài lòng tối đa.

Liên hệ với Vilapec để khám phá, trải nghiệm dùng thử và chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn!